Un portafolio (o cartera de proyectos) es una colección de proyectos o programas (proyectos relacionados) agrupados para facilitar una gestión más efectiva a fin de satisfacer los objetivos del plan estratégico de la organización (cliente, propietario o accionistas). La gestión del portafolio de proyectos es la gestión coordinada de sus componentes para lograr los objetivos específicos de la organización.
Dicha gestión permite tomar decisiones que controlan o influencian la dirección del grupo de componentes (sub-portafolios, programas o proyectos) para lograr resultados específicos y concretos. a gestión de la cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales. No se relaciona con la gestión de los componentes.
El manejo adecuado de una cartera de proyectos representa para la organización una solución que permite maximizar el valor del negocio e incrementar o asegurar el retorno de la inversión (ROI). El enfoque de la gestión se centra en relacionar la estrategia del negocio con el valor del negocio, de modo tal que permite medir, gestionar y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos.
Existen ciertas condiciones que se supone son conocidas o tomadas en cuenta por la organización. Dicho marco de referencia no es mandatorio, pero su ocurrencia potencia el cumplimiento del plan estratégico respecto del Portafolio. El plan estratégico entrega las definiciones de metas y categorías, así como los criterios clave de desempeño y la definición de capacidades. Adicionalmente, se requiere tener actualizado los Roles y Responsabilidades de la organización, así como de la organización ejecutante.
Por su parte, los procesos de la gestión del portafolio sirven para identificar, analizar y cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para priorizarlos, y para identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o terminar. Existen dos grupos de procesos de la gestión del portafolio: el grupo de procesos de alineación, y el grupo de procesos de monitoreo y control. El primer grupo determina la forma en que los componentes se categorizarán, evaluarán y seleccionarán para integrarlos y gestionarlos mediante el portafolio. El según grupo, evalúa el desempeño de manera periódica mediante indicadores. Verifica asimismo la alineación con los objetivos estratégicos.
Para monitorear el desempeño se utilizan herramientas de gestión como el tablero de mando del Portafolio (Portfolio Scorecard) que potencia la alineación estratégica y expone proyectos que tienen poco valor estratégico. La gestión del Portafolio se apoya en las métricas para evaluar, priorizar, seleccionar, monitorear y controlar los proyectos y programas en una cartera. Además, resulta fundamental realizar el monitoreo y control de los riesgos del portafolio, así como la revisión y el reporte del desempeño del portafolio, y el monitoreo de los cambios estratégicos del negocio
Definiremos como Cartera o Portafolio de proyectos a una colección de proyectos y/o programas (grupo de proyectos relacionados y gestionados de una forma coordinada para obtener beneficios y control que no sería posible gestionándolos individualmente) y otros trabajos que se agrupan juntos para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio. Los componentes de la cartera son cuantificables; eso es, que pueden medirse, clasificarse y priorizarse.
Los proyectos o programas (a menudo referidos como “componentes de la cartera”) pueden no ser interdependientes o estar directamente relacionados. En cualquier momento, la cartera representa una vista de sus componentes que reflejan y afectan a los objetivos estratégicos de la organización. Es decir, la cartera representa el conjunto de programas, proyectos, sub-carteras, y otro trabajo activo en un instante de tiempo determinado. Una cartera refleja las inversiones realizadas o planificadas por una organización, que están alineadas con la misión y objetivos organizativos. Aquí es donde se identifican las prioridades, se hacen las inversiones, y se asignan los recursos. Si los componentes de una cartera de proyectos no están alineados con su estrategia organizativa, la organización puede cuestionarse por qué se va a hacer el trabajo.
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